Aug 07

La colaboración: virtud adquirida por los equipos de trabajo

Los equipos de trabajo experimentan periodos largos para acoplar las virtudes de sus integrantes, encontrar la sincronización precisa de sus múltiples talentos y descubrir los  canales de comunicación adecuados para hacer más eficientes sus procesos.

¿Cómo adquieren los equipos de trabajo la virtud de la colaboración? Existen muchas maneras y casi todas dependen de los procesos que la misma naturaleza de los proyectos dicte. Además de contar con los profesionistas adecuados, los equipos de trabajo deberán contar con las herramientas adecuadas que les permitan una comunicación fluida, efectiva y sencilla.

El factor colaborativo se ha convertido en algo tan esencial que incluso diversos y múltiples sistemas educativos en el mundo han adoptado esta cualidad como una competencia esencial para desarrollar habilidades para la vida. Una persona con poca capacidad de colaboración se vuelve vulnerable al mundo moderno que le rodea y decrecen sus oportunidades de obtener un buen empleo.

¿Por qué ahora se escucha más este término en el ámbito laboral? En gran parte se debe a que las nuevas redes virtuales han abierto un mundo de posibilidades en relación a compartir de información, así como a incentivar una comunicación más expedita y sencilla. Informáticamente hablando, es casi imposible estar aislado.

Si a ti te toca liderar un equipo de trabajo, lo mejor será conocer cuáles son sus fortalezas y debilidades en cuestiones de actitudes, aptitudes, competencias y habilidades. En la medida que se tenga un claro panorama de quiénes son las personas con las que trabajas, más sencillo será crear una cultura de colaboración sin importar el medio profesional en el que trabaje.

Es claro que nadie piensa solo, mucho menos logra metas solo. Todos requieren del trabajo y las aportaciones que sus compañeros de trabajo puedan brindar al bien común. Más allá de tener un equipo altamente calificado para desempeñar ciertas tareas, muy importante será conocer cuáles son los objetivos primordiales que se deben alcanzar y trazar una ruta crítica que permita dar seguimiento a todos y cada uno de los pasos necesarios para lograrlos.

Si estás en condiciones, provee a tu equipo de trabajo de las herramientas necesarias –tecnológicamente hablando- para facilitar la labor e incentivar una cultura de comunicación y colaboración basada en tecnología, la cual además se ha vuelto imprescindible en nuestros días.

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Aug 05

Trabajar en equipo: un nuevo reto para cualquier organización

 

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Imagen http://axentit.com.mx

Ya sea en la escuela, en la familia o ahora en el trabajo, a todos nos ha pasado que alguna vez nos topamos con la necesidad de trabajar en equipo. En la actualidad, dentro de cualquier empresa u organización es básica esta forma de trabajo, llegando incluso a convertirse en el factor determinante para el éxito de cualquier tipo de proyecto.

Aquellas organizaciones empresariales que no logren involucrar en su filosofía corporativa a todos sus empleados, enfrentarán mayores dificultades al momento de mantener el interés de éstos para la persecución de objetivos comunes. En la medida en que los empleados comprendan mejor la cultura y valores de la empresa, mayor será su compromiso con la misma y obviamente esto se verá reflejado más claramente en su éxito y crecimiento.

Así como algunas especies de animales tienen sus propios medios de comunicación y estrategias para organizarse y alcanzar metas comunes, para cualquier equipo de trabajo a nivel corporativo es básico contar con una comunicación que fluya constantemente y se base en la confianza entre pares.

Sin importar de qué se trate el proyecto, el tamaño que alcance o los objetivos que se hayan trazado, si existe un buen grupo de trabajo el camino será más sencillo y efectivo. Para que cualquier equipo de trabajo tenga éxito, debe tener un propósito muy claro y una razón de ser bien fundamentada. Objetivos claros, realistas y motivadores, que sean comunicados con transparencia al resto del equipo, lograrán retar lo suficiente a cada miembro y aumentarán el grado de compromiso adquirido con el proyecto.

Ligada a la consecución de metas siempre estará la calidad de las relaciones entre los miembros del equipo. Escucharse, mostrar empatía, respetar las diferencias y los distintos puntos de vista, saber reconocer y aceptar los errores, saber pedir disculpas, perdonar, ser honestos, respetar y otorgar la confianza necesaria; son acciones que no deben faltar en cualquier relación laboral.

De acuerdo a las aptitudes de los miembros de nuestro equipo, el trabajo puede ser más o menos fácil; sin embargo, nunca debemos olvidar que existen ciertos aspectos que un líder no debe perder de vista y que invariablemente contribuirán al éxito de cualquier proyecto que se realice en equipo. Algunos de éstos pueden ser los siguientes:

  1. Hacer una elección adecuada de los miembros del equipo.
  2. Promover el diálogo abierto entre pares.
  3. El líder siempre debe ser claro en sus expectativas.
  4. Preparar a las personas para la acción.
  5. Proveer los recursos necesarios para todos.
  6. Mantener todo el tiempo una comunicación eficaz.
  7. Celebrar y reconocer periódicamente el esfuerzo de su equipo.

Es mas sencillo trabajar en equipo con inTeam.

¿Ustedes que opinan?

Jul 30

Transforma tareas en acciones

¿Desde que comienza tu día ya está lleno de pendientes y no sabes por cuál empezar?

Esta sensación es normal cuando nuestro trabajo diario implica un montón de compromisos y responsabilidades diferentes que debemos enfrentar; sin embargo también es común que la carga laboral nos congele frente a ellas y perdamos tiempo tratando de decidir qué es lo primero que vamos a hacer.

Atrás quedaron las interminables listas de pendientes que solíamos que escribir, actualmente la prioridad de todos es agilizar nuestras tareas, y es por eso que hoy te sugerimos la siguiente estrategia para lograrlo.

Sigue estos pasos y transforma tu lista de tareas pendientes en una guía de acciones a realizar, así tomarás mayor conciencia del esfuerzo que estás haciendo para conseguir el resultado que deseas alcanzar en tus proyectos.

1 Declara la acción

Define la acción a realizar en una sola frase. (ejemplos) Formatear computadora, crear plan de acción, realizar presentación para informe final. Tendrás un recordatorio simple de lo que debes hacer, que “oculta” la complejidad real de la tarea.

2 Desglosar la acción en pasos

Cada tarea implica varios pasos para completarla. Haz una lista de las “subtareas” que conforman la acción principal. (ejemplos) Hacer presentación para informe final: recabar información de todo el equipo de trabajo, analizar estadística, hacer gráficas, etc. Éste es un repaso rápido y mental del camino a seguir para cada tarea.

3 Traduce los pasos

Transforma cada uno de los pasos en acciones. Has llegado al momento clave, haz una reflexión más profunda para que cada paso se convierta en una acción por sí mismo. Aquí te darás cuenta de cuánto trabajo implica realmente tu proyecto; y podrás anticipar los problemas que pudieran surgir.

4 Organizar las acciones

Agrupa por proyectos todas las acciones que hayas generado en el punto anterior. Verás que existe una correspondencia directa entre los pasos que definiste en el punto 2 y los proyectos que creaste. Al final tendrás que cada tarea se transformó en acciones concretas que te guiarán más claramente hacia tus objetivos.

Sigue estos cuatro simples pasos para sustituir una superficial anotación en tu libreta, o tu lista de pendientes, por un sistema de acciones con el que tendrás más información de cada cosa que debes hacer y reducirás imprevistos o cambios de rumbo sobre la marcha. 

Puedes aumentar tu productividad de manera sencilla.

Jul 25

¿Cuántas horas trabajas al día?

Sé honesto y responde la siguiente pregunta: ¿cuántas horas realmente trabajas al día? Sabemos que las jornadas laborales pueden variar de acuerdo a las políticas de la empresa;  algunas prefieren que sus empleados laboren sólo 8 horas al día y otorgan una hora para comer. Algunas otras prefieren que sus empleados trabajen 10 horas al día, pero los viernes a las 2 de la tarde, concluirá la semana laboral para todos.

Sean cuales sean los horarios que te toque laborar, deberás organizarte muy bien para aprovechar el tiempo al máximo y que las horas que pasas en tu trabajo sean realmente productivas. Sin embargo, es normal que algunos días sean más productivos que otros, te proponemos una lista de 5 consejos que te permitirán organizarte mejor cuando de cubrir pendientes se trate:

1.      Haz una lista de pendientes al comenzar el día y organízalos de acuerdo a las prioridades que establezca cada proyecto y las del equipo de trabajo. Recuerda que tus actividades por grandes o pequeñas son esenciales para llegar a la meta colectiva.

2.      Siempre comienza por lo más difícil, no dejes estas actividades para lo último pues se puede complicar debido a que ya has consumido la mayor parte de tu día en otros pendientes de menor relevancia.

3.       Aunque tengas mucho trabajo, es necesario hacer pausas para despejar un poco la mente. Si tu oficina cuenta con espacios exteriores, haz una pausa de 10 minutos para estirar las piernas y salir a tomar un poco de oxígeno. El aire fresco es de gran ayuda para renovar la sangre y sentirse activo nuevamente

4.      En la medida de lo posible trata de completar los pendientes que tienes para el día y no dejarlos para la siguiente jornada. Irlos tachando de la lista que realizaste previamente otorga una sensación de avance que produce tranquilidad y te da bríos para continuar con el siguiente pendiente. Aunque a veces la lista parezca interminable, recuerda que sólo será posible culminarlos si se tiene paciencia y dedicación.

5.      A la hora de tus alimentos, procura no llevar trabajo contigo. Recuerda que esa hora está dedicada también para hacer un descanso y despejar la mente. Come tus alimentos de manera relajada y sin prisas siempre que sea posible; recuerda que ingerirlos de una manera rápida nos da una sensación de saciedad desagradable y nos provoca sueño. Estos factores no serán de mucha ayuda para terminar el día laboral de manera efectiva.

De igual forma, habrá que tener en cuenta que existen otros factores relacionados al trabajo que pueden generar que nos retrasemos un poco en las metas que nos hemos trazado, tales como: atender llamadas telefónicas, responder correos electrónicos, asistir a reuniones internas o con personas de otras empresas o bien atender viajes de negocios. Recuerda que todas estas actividades son parte de tu trabajo, identifica cómo se relacionan con tus responsabilidades y de qué forma te ayudan a resolver tus pendientes. Una vez hecho ésto, otórgales la importancia adecuada e incorpórales a tu lista de pendientes.

Las vicisitudes del trabajo y la vida diaria, como la falla en el equipo de cómputo, con el proveedor de Internet, o bien un incidente de tránsito ajeno a ti, pueden complicar tu desempeño, tómalo con calma y recuerda que lo mejor siempre es ver las cosas desde el lado positivo y no preocuparse por las cosas que están completamente fuera de nuestro alcance.

Trata de tener siempre un día productivo y apoya a tu equipo de trabajo desde las responsabilidades que te corresponden, recuerda que si te conviene a ti, le conviene a todos los que te rodean.  

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Jul 23

La comunicación como piedra angular del trabajo en equipo

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Coordinar un equipo de trabajo puede ser una labor, si bien no titánica, sí una que si no se desarrolla con cuidado resulta complicada. Todos los equipos de trabajo registran periodos de productividad significativos y algunos otros en donde las metas se vuelven inalcanzables. ¿A qué se debe esto? Los factores que causan estas dinámicas pueden ser diversos, pero en la mayor parte de los casos las deficiencias pueden obedecer a una razón: la falta de comunicación entre sus integrantes.

A diferencia del trabajo grupal, el trabajo en equipo requiere que las personas que lo conforman aporten su experiencia, métodos y procesos de acuerdo a la labor que se realiza para alcanzar determinada meta, es decir que colaboren de manera sinérgica. A todos nos resulta familiar la expresión que dos cabezas piensan mejor que una, y si estas dos cabezas piensan en el mismo objetivo, es muchísimo mejor pues esto traerá como resultado un trabajo exitoso.

Los integrantes de los equipos de trabajo, para lograr un desarrollo óptimo de proyecto, deberán contar con suficiente información de éste, de sus metas, así como de las funciones que desempeñará cada quién y cómo es que las actividades y tareas que tendrán bajo su responsabilidad están relacionadas con las del resto del equipo y cómo su desempeño afectará o beneficiará los tiempos de entrega y cumplimiento.

Sin embargo, lo anterior no es suficiente si no se cultiva en la empresa la cultura de la comunicación y aunque esta competencia depende del tipo de inteligencia que posea cada persona, es importante procurar distintas estrategias que incentiven a los integrantes del equipo a mantenerse en constante contacto, a externar dudas y sobre todo a compartir información que pueda resultar beneficiosa para alcanzar las metas.

En la actualidad, contamos con muchas herramientas que nos ayudan a trabajar de manera colaborativa. Los canales de comunicación son ahora más efectivos y expeditos, el reto consiste en que las personas no se sientan abrumadas por la velocidad y la cantidad de información de la que pueden disponer y que además puedan hacer un uso adecuado y consistente de las herramientas y tecnologías que les brinda su entorno laboral.

La forma en que se disponen los lugares de trabajo también jugará un papel esencial en la mejora de la comunicación. Igualmente importantes son los entornos virtuales que se crean para compartir información, documentos y calendarios de reuniones y fechas límite. En la red existen muchas herramientas que nos permiten mantener un control de nuestro trabajo, sin embargo no están contenidas en una sola plataforma.

Estos entornos colaborativos virtuales, deberán contener y contar con servicios como correo electrónico, control de documentos en tiempo real, la posibilidad de organizar fechas y medir avances, la creación de foros controlados por temática y salas de conversación. Todo esto puede ayudar a mantener un control pleno de las actividades y tareas asignadas, además de que generan certidumbre entre las personas que trabajan en equipo.

Las herramientas tecnológicas pueden ser de gran ayuda para mejorar e incentivar la comunicación, sin embargo, debemos recordar que ésta es una condición humana y su práctica dependerá en gran medida de la personalidad y ánimo de los individuos. No es un tema para desanimarse, pero recuerda que las personas son susceptibles a imitar los comportamientos y actitudes que perciben en determinados lugares, es por eso que es importante que tú como líder de equipo de trabajo mantengas siempre el mejor ánimo, actitud y sobre todo seas el primero en mantener y procurar esa cultura de comunicación que ahora sabemos, será definitiva para que lleves a buen puerto tus proyectos.

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